versie  20 november 2019 Privacyverklaring XING 

De wet

Sinds 25 mei 2018 is de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (AVG) van kracht voor alle organisaties, die gegevens van personen in een bestand bewaren. Ook XING zorgt ervoor dat de persoonlijke informatie, die mensen ons geven, vertrouwelijk wordt behandeld. Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op een wijze, die in overeenstemming is met de eisen die de wet stelt.

 

Identiteit van XING

XING is een vereniging, waar leden bijeenkomen, om samen te zingen. Het hoofddoel van XING is het zingen van aangeleerde muziek, waarmee we ook naar buiten optreden. Leden moeten zich realiseren, dat iedereen bij optredens foto- en video-opnamen kan maken, en dat deze ook gepubliceerd kunnen worden. We publiceren ook zelf een selectie van foto’s en video’s (denk aan website en facebook) om aan de buitenwereld te laten zien wat we doen. In dit verband vragen we de leden door middel van ondertekening van van privacyformulier of men akkoord gaan met publicatie van foto’s, waar men herkenbaar opstaat.

Op de homepage hebben we uitgewerkt, hoe we onszelf zien.

 

Persoonsgegevens die wij verwerken en waarom

Alle persoonsgegevens worden door van het bestuur digitaal, in de computer beveiligd met een wachtwoord, bewaard. Wij zijn ons ervan bewust, dat u vertrouwen in ons stelt. We zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen.

 

Gegevens van leden

XING verwerkt de gegevens, die de leden ons zelf doorgeven bij hun aanmelding als lid. Deze gegevens zijn nodig om als vereniging en als koor te kunnen functioneren. Door de leden kunnen de gegevens worden gebruikt voor het maken en onderhouden van onderlinge contacten binnen onze vereniging. Dit waarborgt de onderlinge samenhang, die we als vereniging willen hebben. Het bestuur gebruikt deze gegevens voor de ledenadministratie, zoals

  • het sturen van berichten naar leden (emailadressen in BCC),
  • het aan de leden toegang geven tot bestanden tot een beveiligde ledenpagina,
  • het innen van contributie en
  • contacten over de gang van zaken in het koor.

We verwerken hiervoor de volgende persoonsgegevens, die we van de leden vragen:

  • voor- en achternaam
  • adres
  • telefoonnummer
  • emailadres
  • foto
  • stemgroep
  • rekeningnummer

Alle genoemde gegevens bewaren we gedurende het lidmaatschap. Van onze leden verwachten we, dat zij de vertrouwelijkheid van de gegevens over elkaar respecteren.

Tijdens repetities werken we met een aanwezigheidslijst. Deze wordt, evenals het aanmeldformulier, digitaal bewaard.

Aanpassen en/of verwijderen gegevens

Als u uw gegevens wilt inzien of aanpassen, kunt u zich richten tot het secretariaat. Leden, die hun gegevens willen laten verwijderen, kunnen hiervoor een verzoek indienen via info@xing-assen.nl

Na opzegging van het lidmaatschap worden de gegevens na maximaal een jaar verwijderd; de financiële gegevens worden na zeven jaar verwijderd.

De gegevens, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze wederzijdse verplichtingen (zoals contributie-inning), verwijderen we echter niet.

 

Gegevens van anderen dan leden

Als XING hebben we gegevens van dirigenten en musici, die zij zelf aan ons geven. Deze bewaren we voor onbepaalde tijd. Voor promotiedoeleinden vragen we hen daarnaast eenmalig om toestemming voor het publiceren van hun naam, foto’s en video’s van hen, in onze eigen en in openbare publicaties.

Ook van donateurs/Vrienden verwerkt XING de gegevens, die zij aan ons verstrekken. Deze gegevens bewaren we tot een jaar na hun donateurschap.

Donateurs/Vrienden hebben voor wat betreft het inzien en aanpassen van gegevens of een verzoek om hen uit onze bestanden te laten halen, dezelfde rechten als leden; neem dan contact op met ons secretariaat: info@xing-assen.nl.  De gegevens, die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze wederzijdse verplichtingen, verwijderen we dan.

 

Andere doeleinden

XING verzamelt of gebruikt geen informatie voor andere doeleinden dan hier beschreven in dit privacybeleid, tenzij we vooraf toestemming van de betrokkene hiervoor hebben verkregen.

Ook verstrekt XING uitsluitend gegevens aan derden na toestemming van de betrokkenen.

 

Beveiliging

XING neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

 

De website

De website www.xing-assen.nl, waarop wij ons presenteren, is vrij te bezoeken zonder dat u verzocht wordt mee te delen, wie u bent. 

We hebben voor onze website Google Analytics ingesteld. De site benut cookies om de instellingen te herkennen en om bezoekersaantallen bij te houden.

De cookies wissen zichzelf na een aantal maanden en worden bij elk bezoek hernieuwd. U kunt cookies naar wens organiseren of wissen.

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren. U kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven, wanneer een cookie wordt verzonden. Als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser, is het mogelijk dat sommige functies en -services op onze en andere websites niet correct zullen functioneren. Meer informatie hierover staat op AllAboutCookies.org.

Pagina’s op de website kunnen inhoud bevatten, die afkomstig is van andere websites, bijv video’s.

 

 Wijzigingen

Eventuele veranderingen in de werkwijze of organisatie van het koor en van de website kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om de privacyverklaring XING regelmatig te raadplegen.

 

 

Goedkeuring privacyverklaring XING voor leden en musici(formulier ook te vinden op de website privacyformulier en digitaal in te vullen)

Hierbij geef ik, (naam:) ………………………………………………..

toestemming om mijn naam-, adres-, email- en telefoon-gegevens en een foto te plaatsen op de lijsten van koorleden.

Het is mij bekend dat deze gegevens gebruikt worden om informatie te verstrekken aan alle koorleden. Het is ook mogelijk, dat voor een eventuele subsidieaanvraag door XING, een kopie van deze lijst verstrekt moet worden aan de gemeente en mogelijke andere subsidieverstrekkers.

Ook geef ik toestemming om mijn email-adres te gebruiken om via een beveiligd deel van internet toegang tot bestanden van XING te krijgen voor vereniging doeleinden, zoals:

–         de ledengegevens in te zien,

–         verenigingsgegevens en -nieuws te kunnen inzien, en

–         oefenbestanden te kunnen gebruiken.

 

Plaats ……………………….. , datum …………………………. , handtekening ……………………………………………………

 

Ik geef toestemming dat foto’s en video’s van XING waarop ik duidelijk herkenbaar ben afgebeeld, gebruikt mogen worden op de website en de facebook-pagina van XING of voor andere publicitaire doeleinden van XING

 

Plaats ……………………….. , datum …………………………. , handtekening ……………………………………………………